IT-Outsourcing ist für die meisten Unternehmen strategisch sinnvoll! Denn Produktion und Angebot von IT-Dienstleistungen ist für die meisten Unternehmen nicht ihr Kerngeschäft. Und IT-Dienstleistungen, der Betrieb von Hardware und Software, sind eine Art Commodity.

Zusätzlich sind IT-Dienstleistungen stark abhängig von Skalen- und Erfahrungseffekten. Je grösser ein Rechenzentrum ist, desto mehr lohnt sich Automatisierung und desto leichter fällt das Management von Peaks oder das Vorhalten von Rechen- und Speicherkapazität. Und bei Konfiguration und Programmierung von Software oder dem Setup der IT-Security-Infrastruktur sind Erfahrungseffekte besonders wichtig.

IT-Outsourcing ist also grundsätzlich sinnvoll. Wenn Du dabei die richtigen Prinzipien beachtest, vermeidest Du die Risiken des Outsourcings und bewahrst Deine unternehmerische Freiheit und Autonomie.

Die 8 grössten Risiken durch unprofessionelles IT-Outsourcing

In meiner Projekt- und Linienmanagement-Erfahrung haben sich 6 Risiken als besonders relevant herausgestellt. Auf diese achte ich, wenn ich Unternehmen bei der Verhandlung von IT-Verträgen unterstütze oder einen Review ihrer IT-Dienstleistungsverträge durchführe.

• 1️⃣ Unbewusste oder ungewollte Abhängigkeiten und Provider-Lock-In: Durch technische oder vertragliche Abhängigkeiten kann Dein Unternehmen nicht die IT-Systeme oder den Dienstleister wechseln. Dadurch leidet Eure Servicequalität und Innovationsfähigkeit. Die Auflösung dieser Abhängigkeit, in die Dein Unternehmen evtl. unbewusst gekommen ist, erfordert viel Geld und Energie.
• 2️⃣ Datenhoheit: Die Daten Deines Unternehmens sind das wichtigstes Asset (oder doch die Mitarbeitenden?). Hast Du im Outsourcing nur die Nutzungsrechte oder auch die Eigentumsrechte vertraglich abgesichert? Und hast Du definiert, wer sonst die Daten nutzen darf?
• 3️⃣ Abnahmeverpflichtungen: Um bessere Preise zu erzielen oder in der Euphorie einer neuen "strategischen Partnerschaft" mit einem IT-Dienstleister bist Du Abnahmeverpflichtungen eingegangen, die Du jetzt nicht bedienen kannst. Dein Unternehmen zahlt für nicht genutzte oder technisch bzw. regulatorisch nicht nutzbare Dienstleistungen.
• 4️⃣ Konditionen, Preise und Preisbildung: Die Stückkosten entsprechen nicht den Marktkonditionen. Dein Unternehmen zahlt zu viel, da der normale Preisverfall nicht berücksichtigt wurde. Und vielleicht sind die Preise auch auf eine zu lange (> 3 Jahre) Vertragslaufzeit fixiert. Oder es fehlt Dir das Recht, Angebote einzuholen oder Benchmarks durchzuführen und deren Ergebnisse in den Preise zu berücksichtigen.
• 5️⃣ Schlecht- und Minderleistungen: Du hast vertraglich keine Möglichkeiten vorgesehen, bei unzureichender Leistungsqualität aus dem Outsourcing-Vertrag auszusteigen. Auch hast Du eventuell nicht festgelegt, wer bei unzureichender Leistung für die Kosten eines Providerwechsels aufzukommen hat. Und vielleicht hast Du auch gar nicht festgelegt, wie die Qualität der zu erbringenden Leistungen zu messen ist und wann die Qualität nicht Deinen Anforderungen entspricht.
• 6️⃣ Hoheit über IT-Architektur: Dein IT-Dienstleister hat nicht nur eine beratende, sondern eine Entscheidungskompetenz über die Ausgestaltung der IT-Architektur- und Systemlandschaft Deines Unternehmens. Dadurch bist Du nicht mehr autonom in Deinen Entscheidungen über den Automatisierungsgrad oder Innovationen in Deinem Kerngeschäft. Auch ist Deine Autonomie für die Verwendung des IT-Budgets reduziert.
• 7️⃣ Intellectual Property: In Geschäftsprozessen, Funktionen in Apps oder in konkrete Berechnungsmethoden ist Dein spezielles Wissen über Deinen Markt, Dein Produkt- und Leistungsangebot etc. eingegangen. Dadurch hat Dein Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Hast Du in Deinem Software-Entwicklungsvertrag von diesem Spezialwissen nur die Nutzungs- oder doch auch die Eigentumsrechte vereinbart?
• 8️⃣ Compliance, Datenschutz und Regulierung: In welchem Land steht die Infrastruktur (inkl. Backup und Test-Systemen)? Dürfen regulatorisch Deine Daten in diesem Land gespeichert und verarbeitet werden? Und hast Du diese Datenspeicherung bei anderen Dienstleistern und in anderen Ländern mit Deinen Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden vertraglich (z.B. in den AGB) vereinbart?

Prüfe all Deine IT-Verträge (auch die Cloud- und Projektverträge) auf diese Risiken. Welche davon kannst Du eingehen? Zu welchem Preis? Was würde Dich eine für Dich günstigere vertragliche Regelung kosten?

Ich biete Dir einen fachlichen Review auch von umfangreichen IT-Verträgen zum Festpreis an. Kontaktiere mich gerne für ein erstes unverbindliches Gespräch. Auf dass Du Deine unternehmerische Freiheit bewahrst oder wieder zurückgewinnst.