Die heute eingesetzten IT-Systeme in Deiner Firma sind veraltet. Die kompetenten Mitarbeitenden kurz vor der Pensionierung. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen scheint mit diesen alten Systemen und Datenarchitekturen kaum möglich.

Der Handlungsbedarf ist offensichtlich und wird immer dringender. Nur dann kann der tägliche Betrieb sichergestellt werden. Und nur mit einer Veränderung in den Systemen können Prozesseffizizenzen wirklich realisiert werden.

Der Wechsel von einem IT-System in ein neues bereits ein aufwändiges technisches Projekt. Deutlich komplizierter wird ein solches Projekt, wenn das heutige Geschäft (Prozesse, Produkte, Dienstleistungen, ...) durch eine hohe strukturelle Variantenvielfalt geprägt ist. Ein Kunde von mir stand vor der Entscheidung, wie die Ablösung der alten IT-Systeme angegangen werden soll: nur innerhalb der IT, oder mit gleichzeitiger Reduktion der Variantenvielfalt im Kerngeschäft.

Für die Reduktion der historisch-gewachsenen Variantenvielfalt hat sich eine Denk- und Vorgehensweise mit 5 Schritten bewährt. Im ersten Schritt geht es darum, mit einer 80/20-Analyse die am meisten eingesetzten Varianten zu identifizieren. Diese können prinzipiell als neue strukturelle Standards definiert werden. Hierbei kann sich folgende Unterscheidung der Leistungsbestandteile lohnen: Leistungsbestandteile, die bereits im Preis vom Standard enthalten sind, und aufpreispflichtige Optionen.

Im zweiten und dritten Schritt wird geprüft, welche übrigen Varianten den bisherigen Standards zugeordneten werden können. Häufig ist dies ohne eine Veränderung von Verträgen mit Kunden möglich und bedeutet eine rein unternehmensinterne Umorganisation. Manchmal sind dazu auch Veränderungen der Verträge mit Kunden notwendig, z.B. durch eine Veränderung der AGB oder durch individuelle Vertragsanpassungen.

Nach diesen Aktivitäten verbleiben nur noch wenige strukturelle Varianten. Diese treiben die Kosten im Unternehmen, sorgen aber häufig nicht mehr für positive Deckungsbeiträge. Sofern die Vertragsbedingungen und Gesetze dies zulassen, sollte im vierten Schritt eine Kündigung dieser Verträge erwogen werden. Verbleiben danach immer noch Produkte in alten Strukturen übrig (z.B. bei in der Versicherungswirtschaft bei Lebensversicherungen), so können diese entweder in den jetzigen IT-Systemen "technisch eingefroren" werden oder als Bestand an andere Versicherungen verkauft werden.

Nach diesen 5 Schritten hast Du die strukturelle fachseitige Komplexität in Deinem Unternehmen in den Griff bekommen. Zugegebenermassen ein aufwändiges Vorhaben. Dann verfügst Du über die gleichen Wettbewerbsvorteile, die ein neugegründetes Unternehmen im Vergleich zu Deinem Unternehmen hat. Und ein Austausch der IT-Systeme wird damit deutlich einfacher, mit deutlich weniger Risiken und Kosten.