Zunächst vorab: Immer wieder treffe ich noch auf Unternehmen, die Ihr IT-Budget als Prozentanteil vom Umsatz steuern: die Informationstechnologie wird dabei als "Kostentreiber" gesehen. IT-Kosten sind möglichst niedrig zu halten.
Da die IT, gerade nun auch mit den Methoden der künstlichen Intelligenz, eine weitgehende Automatisierung erlaubt von vielen Geschäftsprozessen erlaubt, ist die Steuerung der IT-Budgets als Anteil vom Umsatz nicht mehr empfehlenswert: Diese Steuerungsgrösse stammt aus den 1990er-Jahren und war damals angemessen. Vielmehr ist heute die IT nach den Gesamtprozesskosten (im wesentlichen Personal- und IT-Kosten) zu steuern.
Den Effekt der falschen Steuerung der IT-Budgets lässt sich in dem Beispiel der Budgetplanung eines Krankenhauses erkennen. Meine Projektion der IT-Kosten hat klar ergeben, dass schon innerhalb von 3 Jahren kein Spielraum für Innovationen und Digitalisierung übrig bleibt, wenn die IT weiterhin als Umsatzanteil gesteuert wird.
Falls also in Deinem Unternehmen die IT immer noch als Kostenfaktor gesteuert wird, dann wäre es nicht erstaunlich, dass Ihr zuwenig Spielraum für Innovationen habt. Und spätestens mit einer Neuauflage der IT-Strategie solltet Ihr diese Steuerungsgrösse anpassen.
Betrachtet man die IT-Budgets eine Stufe tiefer, so ist die folgende Unterscheidung wichtig. Ist eine Funktion der IT-Landschaft (z.B. ein CRM-System, Desktop-Computer, ...) wirklich für Dein Unternehmen differenzierend (!!!) im Wettbewerb, dann ist das Budget für diese Funktion nach ihrem Return on Invest (RoI) zu steuern.
Beispiel: Eine App, die Euch heute eine ganz neue, für Eure Kunden Mehrwert-bringende Form der Zusammenarbeit erlaubt. Z.B. 24x7 Service, bei hoher Qualität, die Verkürzung von Prozesslaufzeiten, ... Hier lohnt es sich, entsprechend des RoI ein solches Projekt und den Betrieb des IT-Systems zu steuern. Sobald sich diese Funktionalität im Markt durchgesetzt habt, habt Ihr hoffentlich schon Euch so weiterentwickelt, dass die App immer noch differenzierend ist. Wenn nicht, könnt Ihr diese IT-Funktion zukünftig als Commodity steuern.
Alle anderen Funktionen der IT-Landschaft sind nach ihren Stückkosten zu steuern (i.w. IT + Personalkosten). Alles, war nicht Deinem Unternehmen eine einzigartige Position im Wettbewerb verschafft, ist als Commodity zu sehen: bei gleichbleibender Qualität (insbesondere Service Level) ist der Preis pro Stück massgeblich.
Beispiel: Ein E-Mail-System in einem Unternehmen ist zwingend erforderlich. Eine Abschaffung würde hohe Ineffizienzen und Ineffektivitäten mit sich bringen. Aber ein E-Mail-System bringt Deinem Unternehmen keinen Vorteil, wenn sich ein neuer Kunde für Dein Unternehmen oder einen Wettbewerber entscheiden muss.
Hand auf's Herz: Welche Teile Eurer IT betrachtet Ihr als wettbewerbsdifferenzierend, und eigentlich sind sie eine reine Commodity? Die Überprüfung lohnt sich und wird Euch zusätzlichen Spielraum im Budget verschaffen: Für wirkliche Innovationen und differenzierende Funktionen. Seit Ihr mutig genug für diese Entscheidungen, die häufig Führungskräften ihr Lieblingsspielzeug wegnehmen? Manchmal hilft Euch die Aussenperspektive eines Beraters oder eine Stärkung der Konfliktfähigkeit durch ein Management Coaching.